Suasana arahan kunjungan Dinkes Bontang ke Gedung arsip Kaltim. (Ist)
Samarinda – Dinas Kesehatan (Dinkes) Bontang menggelar studi lapangan terkait pengelolaan dan pemusnahan arsip di Badan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim).
Kegiatan ini diinisiasi untuk memperdalam pemahaman tentang tata kelola arsip yang benar, khususnya dalam suatu lingkungan kedinasan yang memiliki data-data penting terkait aset-aset negara.
Sebagai bagian dari upaya peningkatan pemahaman, Dinkes Bontang menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) selama dua hari dengan mengundang pihak DPK Kaltim sebagai pembicara.
Agenda yang dimulai sejak Kamis, 30 November hingga Jumat, 1 Desember 2023 tersebut, telah melibatkan 42 peserta dari Dinkes Bontang.
Pada hari pertama, peserta mengikuti pelatihan tata kearsipan dan tata naskah dinas, yang membahas pengelolaan arsip aktif mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan.
Sedangkan, pada hari kedua melibatkan orientasi lapangan ke DPK Kaltim, di mana peserta dibagi menjadi dua kelompok untuk mengunjungi studio mini dan depo arsip.
“Setelah diberikan pemahaman pengelolaan arsip aktif, mereka juga dikenalkan di putarkan sebuah vidio profil dinas dpk yang menggambarkan tugas pokok fungsi dari dinas dpk daerah itu sendiri,” ungkapnya, Jumat (1/12/2023).
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim Ana Paliyantisari menjelaskan, peserta diberikan pemahaman tentang pengelolaan arsip aktif dan dikenalkan pada profil dinas DPK melalui video. Pun juga, peserta diajak melihat langsung depo arsip untuk memahami penyimpanan arsip statis.
“Dari peserta bimtek, pemahaman tentang arsip statis masih terbatas. Penyimpanan arsip di lembaga kearsipan daerah penting untuk mencegah kehilangan arsip,” bebernya Ana.
Ana berharap bahwa peserta dapat mengimplementasikan ilmu yang diperoleh dari bimtek dalam pengelolaan arsip, terutama dalam menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah untuk pemeliharaan dan pengelolaan yang lebih baik.
“Setelah arsip diserahkan, dinas terkait tetap bisa mengakses arsip-arsip sesuai prosedur yang ditetapkan,” tutupnya. (ADV/DPK Kaltim)
