Samarinda – Pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada prosedur yang harus diikuti agar pemusnahan arsip berjalan dengan lancar, sesuai aturan berlaku.
Jika ada pencipta arsip yang ingin melakukan pemusnahan arsip. Perlu berkonsultasi dengan pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim terlebih dahulu.
Agar arsip yang dimusnahkan dah secara aturan yang berlaku. Sebelum dimusnahkan, arsip harus terlebih dahulu diverifikasi oleh lembaga kearsipan daerah. Verifikasi bertujuan untuk memastikan bahwa arsip statis yang akan dimusnahkan memang tidak memiliki nilai guna lagi.
Pemusnahan arsip statis secara sah secara hukum dapat dilakukan dengan cara membuat berita acara pemusnahan arsip. Berita acara pemusnahan arsip harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari lembaga kearsipan daerah dan pejabat yang berwenang dari pencipta arsip.
Pemusnahan arsip yang dilakukan secara aman dan sah secara hukum dapat mencegah penyalahgunaan arsip.
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Ana Palyantisari mengungkapkan perlunya unsur hukum di wilayah unit kerja dan bagian pengamat inspektorat sebagai saksi dalam pemusnahan arsip.
“Jadi setiap kita melakukan pemusnahan arsip pasti kita melibatkan dua unsur itu, nanti bisa ditambah unsur yang lain seperti kepala lembaga arsip daerah dan arsiparis arsiparisnya,” ucapnya, pada Jum’at (1/12/2023).
Selama ini, pihak DPK Kaltim telah melakukan pemusnahan sesuai dengan prosedur yang ada dalam peraturan.
“Kalau arsip arsip tersebut telah di musnahkan tentunya sudah melalui prosedur yang benar,” tutupnya. /ADV/DPK Kaltim)
