Ilustrasi Arsip. (Ist)
Samarinda – Arsip merupakan kumpulan dokumen yang memiliki nilai penting bagi suatu organisasi atau negara. Arsip dapat berupa surat, laporan, foto, dan dokumen lainnya.
Plh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalimantan Timur (Kaltim), Taufik, menjelaskan bahwa arsip memiliki etimologi yang berasal dari bahasa Arab, yaitu “rasikh” yang berarti “tertanam”.
Arsip juga dapat diartikan sebagai “suatu kumpulan catatan yang tertulis atau tercetak yang memuat keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa”.
“Arsip memiliki peran penting dalam berbagai aspek kehidupan, seperti aspek administrasi, hukum, ekonomi, dan budaya,” ujar Taufik.
Secara umum, arsip dapat dikelompokkan berdasarkan bentuk fisiknya, masalahnya, fungsinya, pemiliknya, dan sifatnya.
Berdasarkan bentuk fisiknya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu arsip lembaran dan arsip non-lembaran. Arsip lembaran berupa dokumen yang ditulis pada kertas atau bahan lainnya, seperti surat, laporan, dan foto. Arsip non-lembaran berupa dokumen yang tidak ditulis pada kertas, seperti disket, flashdisk, dan CD.
Berdasarkan masalahnya, arsip dibagi menjadi beberapa jenis, seperti financial record, inventory record, personal record, sales record, dan production record. Financial record berisi catatan mengenai masalah keuangan, seperti kwitansi, giro, cek, dan kartu kredit. Inventory record berisi catatan mengenai barang-barang inventaris, seperti daftar inventaris, merk, ukuran, dan harga.
Berdasarkan pemiliknya, arsip dibagi menjadi dua, yaitu arsip publik dan arsip privat. Arsip publik merupakan arsip yang dimiliki oleh negara atau pemerintah. Arsip privat merupakan arsip yang dimiliki oleh organisasi atau perorangan.
Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi menjadi tiga, yaitu arsip tidak penting, arsip biasa, dan arsip vital. Arsip tidak penting merupakan arsip yang tidak memiliki nilai penting. Arsip biasa merupakan arsip yang memiliki nilai penting, tetapi tidak bersifat rahasia. Arsip vital merupakan arsip yang memiliki nilai penting dan bersifat rahasia.
“Arsip merupakan sumber informasi yang berharga bagi masyarakat. Oleh karena itu, arsip perlu dilestarikan agar dapat dimanfaatkan oleh generasi mendatang,” pungkas Taufik. (ADV/DPK Kaltim)
