Badan Arsip Daerah Sebut Pengelolaan Arsip di Kaltim Terhambat Kurangnya Arsiparis yang Sesuai Tupoksi
Arsip yang telah diinput oleh Arsiparis Ahli Muda, Zainuddin. (Ist)
Portalkaltim.com, Samarinda – Pengelolaan arsip di Kaltim masih bermasalah, kata Arsiparis Ahli Muda Badan Arsip Daerah Kaltim Zainuddin. Minimnya arsiparis dan sistem kerja manual jadi penyebab utama, sehingga Kaltim kehilangan 40 persen nilai dalam penilaian pengelolaan arsip.
Salah satu kendala utama adalah kurangnya arsiparis di OPD. Dari total 183 arsiparis Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (P3K) yang direkrut, banyak yang ditugaskan di luar bidang keahliannya.
“Banyak arsiparis yang ditugaskan di luar tupoksinya, misalnya menjadi bendahara atau Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK),” ungkap Zainuddin.
Tugas pokok arsiparis dalam mengelola arsip dinamis terabaikan karena sistem penginputan arsip masih manual, sehingga arsiparis harus mengetik dokumen satu per satu ke Excel, memakan waktu lama. Pengelolaan arsip di Kaltim terbagi dua, arsip dinamis di unit pengolah dan arsip statis di record center dan depo. Arsip dinamis aktif dikelola di unit pengolah, lalu arsip inaktif dipindahkan ke record center dan depo untuk jadi arsip statis.
Proses penilaian, pemusnahan arsip, dan verifikasi arsip statis juga dijelaskan secara detail, termasuk ancaman sanksi pidana bagi yang memusnahkan arsip di luar prosedur (10 tahun penjara dan denda Rp500 juta). Arsip statis yang telah diverifikasi kemudian dimasukkan ke Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Zainuddin berharap dengan adanya penambahan arsiparis P3K, pengelolaan arsip di Kaltim dapat ditingkatkan. Namun, ia menekankan pentingnya penugasan arsiparis sesuai dengan tupoksinya dan penerapan sistem digitalisasi untuk mempercepat dan mempermudah proses pengelolaan arsip.
“Harapannya, dengan sistem yang lebih baik, kita bisa meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di Kaltim dan menghindari kehilangan nilai lagi,” pungkasnya. (Rad/ADV/Diskominfo Kaltim)
