Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Dewi Susanti
Tana Paser – Kegiatan penyusutan arsip dapat memudahkan setiap Organisasi Perangkat Daera (OPD) dalam melakukan pengelolaan arsip.
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Dewi Susanti menjelaskan bagian dari kegiatan penyusutan arsip.
Penyusutan arsip yaitu kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan asip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
“Kita sebut Jadwal retensi arsip (JRA), yaitu daftar yang berisi sekurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arisp, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip,” terang Dewi.
Banyak manfaat dari kegiatan penyusutan arsip bagi OPD yang melaksanakannya. Seperti terkontrolnya ruangan arsip atau record center, terselamatnya arsip statis, dan beberapa manfaat lainnya.
Dewi berharap setiap OPD dapat menciptakan arsip yang tersusun baik sehingga bisa yang mengarah pada penyatuan informasi yang bersifat integratif, sistemik, dan simultan. (/ADV/DPK Kaltim)
