Ilustrasi tumpukan arsip yang dimusnahkan. (Ist)
Samarinda – Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kalimantan Timur (Kaltim) berhasil meraih peringkat tiga terbaik dalam pengelolaan arsip menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Prestasi ini diperoleh karena DPK Kaltim secara rutin melaporkan kegiatan pemusnahan arsip.Proses pemusnahan arsip memang memerlukan perhatian khusus dan harus dijalankan dengan ketentuan resmi dari pemerintahan, termasuk surat resmi untuk memulai pemusnahan dan laporan setelah selesai pemusnahan sebagai pertanggungjawaban.
Kegiatan pemusnahan arsip menjadi hal yang penting, terutama bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Pemerintahan Daerah, untuk menjaga kualitas pengelolaan arsip.
Arsip yang dimusnahkan biasanya telah kehilangan nilai guna atau tidak diperlukan lagi, seperti arsip yang tidak memiliki nilai sejarah atau tidak termasuk arsip vital yang harus dipermanenkan, serta memiliki masa retensi lebih dari 10 tahun.
Meskipun beberapa OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Kalimantan Timur belum sepenuhnya melaksanakan penyerahan dan pemusnahan arsip, DPK Kaltim telah menjadi teladan dengan rutin melaporkan kegiatan pemusnahan arsip.
Pranata Kearsipan atau Arsiparis Ahli Pertama BPKAD Kaltim Lydia Martharina, menjelaskan bahwa setelah pemusnahan arsip, pencipta arsip perlu membuat laporan kegiatan sebagai bagian dari tanggung jawabnya.
“Ini kami lagi selesaikan laporan pemusnahan kan. Karena harus dilaporkan. Setiap selesai pemusnahan harus dilaporkan,” jelasnya Lydia, Rabu (29/11/2023).
Lydia menyebut bahwa belum semua OPD, yang sudah melakukan pemusnahan arsip, padahal pembuatan laporan memiliki nilai penting.
Namun, BPKAD Kaltim telah secara aktif melaporkan kegiatan pemusnahan, sehingga masuk dalam tiga terbaik pengelolaan arsip menurut ANRI.
“BPKAD masuk dalam 3 terbaik pengelolaan arsip menurut ANRI. Sebab masuk dalam 3 lembaga yang rutin melaporkan kegiatan pemusnahan arsip,” pungkasnya. (ADV/DPK Kaltim)
