Arsiparis Penyelia DPK Kaltim Ana Paliyantisari. (Ist)
Samarinda – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) mendorong Organisasi Perangkat Daerah (OPD), untuk lebih peduli terhadap pengarsipan dokumen penting kelembagaan. Hal tersebut dapat terwujud dengan cara, menyetorkan arsip tersebut, kepada DPK secara berkala.
Lembaga kearsipan Kaltim, dalam hal ini adalah DPK Kaltim merupakan lembaga yang berperan dalam menjaga, mengelola, dan membina setiap individu dan lembaga yang menciptakan arsip.
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, pihak DPK Kaltim tidak akan berjalan secara optimal. Jika, setiap OPD yang ada di Kaltim belum menyerahkannya.
Berdasarkan data kesaksian yang diberikan pihak Arsiparis Penyelia DPK Kaltim Ana paliyantisari, hanya sekitar tiga hingga empat persen saja dari seluruh OPD di Kaltim, yang baru menyerahkan arsip statisnya.
“Kalau untuk arsipnya sih mungkin baru sekitar 3 atau 4% yang menyerahkan arsip statisnya. Kalau kami sih Berharap yang diserahkan ini arsip statisnya saja,” ujarnya Ana.
Menurutnya, arsip merupakan arsip penting karena memiliki nilai sejarah pencipta arsipnya. Meskipun, tidak dapat dipungkiri pihak DPK Kaltim juga menerima arsip lain.
Ana melanjutkan, bahwa setiap arsip memiliki nilainya tersendiri. Ia berpendapat akan memudahkan pihak DPK Kaltim, jika dalam penyerahan dilakukan terlebih dahulu penyusutan arsip.
“Itu kita laksanakan kegiatan penyusutan penilaian di OPD yang bersangkutan terlebih dahulu. Nah setelah menghasilkan statis baru diserahkan ke tempat kami,” ungkapnya Arsiparis Penyelia tersebut.
Ana menilai, bahwa setiap OPD yang ada belum memiliki ruangan record center sepenuhnya, sehingga dalam pengelolaan arsipnya masih belum tertata rapi.
“Mereka itu ya terkendala tidak mempunyai tempat dan ruangan arsip. Meskipun memang setiap tahun itu sudah rutin melaksanakan pemindahan arsip 10 tahun ke atas untuk dipindahkan ke Kearsioan sendiri,” tuturnya.
Ia pun mendorong agar para OPD dapat segera menyusun arsipnya melalui penyusutan, yang kemudian diserahkan ke lembaga kearsipan yaitu DPK Kaltim untuk dimusnahkan atau dipelihara.
“Maksudnya dipindahkan itu agar tidak menumpuk begitu saja. Pun kalau diserahkan juga cuma berapa persen yang benar-benar menjadi arsip statis untuk simpan di Roll O Pack yang lemari besi tahan api tahan karat itu,” pungkasnya. (ADV/DPK Kaltim)
